Comment noter le numéro de lot de chaque gel posé sur une cliente ?

Le numéro de lot se relève une seule fois, à la réception de la commande, et se rattache ensuite à chaque visite en deux secondes. C’est l’ordre inverse de celui que la plupart des techniciennes tentent d’appliquer, et c’est pour cela qu’il tient dans une semaine pleine.

1. À la réception, chaque flacon reçoit une étiquette neutre portant sa référence, son fournisseur et son numéro de lot.
2. Le jour où vous l’ouvrez, vous ajoutez la date d’ouverture sur cette même étiquette.
3. Pendant le rendez vous, vous cochez les flacons employés dans la fiche de la visite: l’étiquette a déjà fait le travail de relevé.
4. Deux photographies au cadrage identique encadrent la prestation, à l’arrivée et après finition.

Vous ne notez donc jamais un numéro de lot pendant une pose. Vous le notez une fois pour un flacon, et ce flacon se retrouve ensuite dans autant de fiches qu’il a servi de rendez vous.

Ce que vous devez pouvoir retrouver, et à quelle finesse

Avant d’acheter des étiquettes, décidez ce que vous voulez pouvoir démontrer: c’est cette décision qui fixe le temps que la traçabilité vous prendra chaque semaine. Trois questions reviennent dans presque toutes les réclamations: qu’avez vous posé, dans quel ordre, et sur quel ongle.

Pose neuve, remplissage, réparation et dépose ne se tracent pas de la même façon

Une pose neuve ouvre un dossier. Elle mérite le protocole complet: préparation de la plaque ongulaire, apprêt, base, construction, couleur, finition, lampe et temps de catalysation.

Un remplissage ne rouvre rien. Il se rattache à la pose d’origine et ne consigne que ce qui bouge: le gel employé ce jour là, le nombre d’ongles repris, l’état des repousses.

Une dépose se note surtout par ce qu’elle révèle: c’est la seule occasion où vous voyez la plaque nue. Zones amincies, stries, décollements résiduels, notez le, personne d’autre ne l’a vu.

Type de prestation	Ce que vous consignez	Finesse utile
Pose neuve	Protocole complet, produits dans l’ordre, lampe et temps par couche	La visite, les deux mains
Remplissage	Gel du jour, ongles repris, état des repousses	La visite, rattachée à la pose d’origine
Réparation isolée	Doigt concerné, cause constatée, produit employé	Le doigt
Dépose	Méthode, durée, état de la plaque nue main par main	La main, le doigt si atteinte visible
Travail après une autre technicienne	État à l’arrivée, matière déposée, ce qui reste non identifié	Le doigt, systématiquement

Choisir la maille de suivi : la visite, la main ou le doigt

La maille par défaut est la visite. Un jeu de produits, une lampe UV LED, des temps de catalysation, deux photographies: cela répond à une cliente qui conteste un résultat d’ensemble.

La maille du doigt ne se déclenche que sur incident. Un ongle qui décolle deux fois de suite, une repousse sensible, une fissure qui revient sur le même annulaire: vous ouvrez une ligne dédiée à ce doigt et vous la suivez jusqu’à ce qu’elle se referme.

Descendre au doigt sur toutes vos clientes vous coûterait plusieurs minutes par rendez vous, et vous abandonneriez avant la fin du mois. Une traçabilité modeste et continue vaut mieux qu’une traçabilité complète abandonnée.

Étiqueter le flacon avant même de l’ouvrir

Le numéro de lot n’est pas toujours au même endroit. Sur beaucoup de gels, il figure sur l’étui, le suremballage ou l’étiquette de fond, et il part avec le carton que vous défaites en cinq minutes le jour de la livraison.

L’essentiel de la traçabilité ongulaire se perd là, pas dans la fiche cliente. Ouvrez vos commandes devant votre casier, jamais entre deux rendez vous.

Relever marque, référence, fournisseur et numéro de lot

Quatre informations passent du conditionnement à l’étiquette: la marque, la référence exacte du produit, le fournisseur chez qui vous l’avez acheté, le numéro de lot.

Le fournisseur compte autant que la marque. Une même référence achetée chez deux distributeurs peut relever de deux lots fabriqués à des mois d’écart, et c’est le fournisseur que vous rappellerez.

Inscrire la date d’ouverture et la durée d’utilisation indiquée

La date d’ouverture s’écrit le jour où vous entamez le flacon, pas à la réception. Un gel acheté en janvier et ouvert en avril ne commence sa vie utile qu’en avril.

La durée d’utilisation après ouverture est indiquée par le fabricant sur l’étiquetage, par le symbole du pot ouvert suivi d’un nombre de mois. Recopiez ce nombre sur votre étiquette: vous n’aurez plus à retourner le flacon en pleine construction.

Notez enfin la date d’épuisement du flacon: un produit terminé continue de vivre plusieurs semaines sur les mains de vos clientes, et c’est dans cette période que remonte une réclamation. Les documents de sécurité transmis par votre fournisseur se classent au même endroit, avec la référence. L’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles publie une documentation utile sur le risque chimique en atelier.

Saisir la pose pendant le rendez vous, jamais le soir

Vous n’avez pas de temps à ajouter à votre journée, vous avez des temps morts à utiliser, et ils reviennent à chaque rendez vous.

Le moment exact où la saisie ne coûte presque rien

• Pendant la catalysation de la première main, quand la seconde n’est pas encore préparée.
• Pendant que votre cliente choisit sa finition sur le nuancier.
• Juste après le lavage des mains, avant qu’elle ne remette son manteau.

Une saisie faite dans l’un de ces trois moments dure quelques secondes. Repoussée au soir, elle vous demande de reconstituer six rendez vous de mémoire, et vous ne le ferez pas deux jeudis d’affilée.

Préparation, apprêt, couches, catalysation et finition

Consignez dans l’ordre du geste, jamais dans l’ordre de votre catalogue. C’est la chronologie qui rendra le dossier lisible dans six mois, par vous comme par un tiers.

• Préparation: repousse des cuticules, dégraissage, ponçage ou non, grain employé.
• Apprêt et base: référence, lot, nombre de couches.
• Construction: gel employé, chablon ou capsule, épaisseur visée.
• Catalysation: lampe utilisée et temps par couche, une lampe étant rarement seule au poste.
• Finition: top coat, essuyage ou non, huile appliquée en fin de séance.

La lampe est la donnée la plus souvent oubliée et l’une des plus utiles. Quand une cliente décrit une sensation de chaleur, la question porte sur l’appareil et la durée, pas sur la couleur.

Deux photos par visite, cadrées exactement de la même manière

Un cadrage unique, une distance constante, une lumière stable

Une photographie ne prouve rien si elle n’est comparable à rien. Deux images de la même main, prises à quinze centimètres puis à quarante, sous un plafonnier puis près d’une fenêtre, laissent croire à une dégradation qui n’est qu’un effet d’optique.

Fixez trois constantes: un fond, une distance, une source de lumière. Un repose main clair, la même place sur la table, la lampe articulée éteinte pendant la prise de vue.

Deux images suffisent: les mains à l’arrivée, avant tout geste, et les mains après finition. La première est la plus précieuse et c’est presque toujours celle qui manque. Le choix du support qui les conserve mérite d’être arbitré, et la comparaison entre la pellicule du téléphone, le cahier de pose et la fiche numérique vaut d’être faite avant d’accumuler trois ans d’images.

Le consentement d’utilisation, distinct du consentement de soin

Votre cliente accepte que vous travailliez sur ses mains: c’est l’accord de soin. Elle n’a pas pour autant accepté que ses mains paraissent sur votre compte professionnel: c’est un accord d’image, et il se demande à part.

Recueillez deux accords distincts et datés, l’un pour photographier dans le cadre du suivi, l’autre pour publier. Beaucoup de clientes refusent le second sans jamais s’opposer au premier, ce qui vous laisse un dossier complet.

Vérifier que la chaîne tient : le test des trente secondes

Reprendre au hasard une cliente vue le mois précédent

Une fois par mois, tirez un nom au hasard parmi les rendez vous du mois écoulé et reconstituez sa dernière prestation en trente secondes, montre en main.

Vous cherchez quatre choses: le type de prestation, les produits et leurs lots, la lampe et les temps, l’état de la plaque à l’arrivée. Si l’une manque, votre chaîne a un trou, et ce trou sera celui qu’une cliente viendra toucher.

Ce qui manque presque toujours au premier essai

• Le lot de la base ou de l’apprêt, noté pour le gel de construction et oublié pour les produits d’accroche.
• La lampe employée, quand deux appareils cohabitent au poste ou qu’une lampe de secours a servi.
• L’état de la plaque à l’arrivée, sur une cliente venue avec une pose faite ailleurs.
• La date d’ouverture des flacons entamés avant la mise en place de votre méthode.

Ce que vous faites de ce dossier quand un problème est signalé

Une cliente signale un échauffement, un décollement en série ou une sensibilité. Avant de répondre, vous ouvrez le dossier et vous en sortez trois choses.

1. La chronologie de ses visites, avec le type de prestation de chacune.
2. Les produits communs aux poses concernées, avec leurs numéros de lot et leurs dates d’ouverture.
3. Les photographies comparables, à l’arrivée et après finition, sur les visites en question.

Ce même dossier sert ensuite à trois usages différents. Il vous permet d’interroger votre fournisseur sur un lot précis plutôt que sur une impression. Il alimente, si la situation le justifie, un signalement d’effet indésirable auprès de l’autorité sanitaire, ce que détaille l’article consacré à ce que le règlement cosmétique européen impose réellement à la technicienne qui pose. Il vous évite enfin d’ouvrir une nouvelle gamme sans avoir contrôlé la précédente, sujet traité dans la liste de vérifications à faire avant d’introduire une nouvelle gamme de gel.

Une alerte interne se justifie dès que plusieurs clientes décrivent le même symptôme sur une même référence. Deux signalements isolés sur douze mois ne disent rien, trois en trois semaines sur un même lot disent quelque chose.

Retrouver ce qui a été posé sur une cliente n’est pas une affaire de mémoire, c’est une affaire d’ordre. Le lot se relève à la réception, l’étiquette voyage avec le flacon, la fiche se remplit pendant la catalysation, les deux photographies encadrent la prestation.

Onglivia tient cette fiche ongle à votre place, produits, lots, lampe et temps de catalysation réunis visite par visite, et distingue les poses neuves, les remplissages, les réparations et les déposes. Pour voir ce suivi appliqué à vos gammes, demandez une démonstration ou un devis depuis la page de contact d’Onglivia.