Comparatif
Onglivia ou la fiche cliente de votre logiciel de rendez vous
La plupart des logiciels de rendez vous du secteur beauté proposent une fiche cliente avec un champ de notes libres et parfois une photo. Beaucoup de prothésistes s’en contentent, à juste titre: l’outil est déjà payé et déjà ouvert toute la journée. La question n’est pas de le remplacer, c’est de savoir ce qu’un champ de notes libres peut porter, et ce qu’il ne portera jamais.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Onglivia | le module fiche cliente du logiciel de rendez vous |
|---|---|---|
| Rôle de l’outil | Dossier technique de la pose, complémentaire de votre agenda | Réservation, rappels et encaissement, la fiche est un à côté |
| Produits appliqués | Catalogue avec marque, fournisseur, conditionnement, lot et date d’ouverture | Notes libres, saisies au clavier, jamais structurées |
| Recherche par numéro de lot | Liste immédiate des visites et des clientes concernées | Impossible, le lot n’est pas un champ |
| Temps de catalysation | Chronomètre par couche, lampe et puissance enregistrées | Absent |
| Photos avant et après | Cadrage guidé, paires comparables, consentement séparé | Une ou deux images libres, sans contrainte de cadrage |
| Règles de retouche | Appliquées selon le délai et le type de prestation, affichées avant validation | À rappeler de mémoire au moment de la discussion |
| Alerte sur une référence | Signal dès que plusieurs clientes déclarent le même symptôme sur un lot | Aucune remontée, les notes ne se croisent pas |
| Travail repris après une autre technicienne | Type de visite dédié avec état de la plaque à l’arrivée | Une ligne de commentaire, si on y pense |
| Export pour l’assureur | Dossier PDF daté et paginé, protocole et photos réunis | Copie d’écran de la fiche cliente |
| Ce qu’il faut garder | À utiliser en plus de votre agenda, pas à la place | Indispensable pour la prise de rendez vous, à conserver |
Deux métiers différents dans un même rendez vous
Un logiciel de réservation est fait pour remplir un agenda, envoyer des rappels, limiter les oublis et encaisser. C’est un vrai métier, qu’il fait bien, et personne n’a intérêt à demander à vos clientes de changer leurs habitudes de prise de rendez vous. Une fiche ongle est faite pour documenter un acte technique: ce qui a été appliqué, avec quel lot, pendant combien de temps sous quelle lampe, sur quelle plaque et avec quel résultat. Les deux se croisent au même moment, mais ne servent pas la même personne.
Cette différence explique pourquoi le champ de notes libres déçoit toujours au mauvais moment. Il accepte tout, donc il ne structure rien. Vous y écrivez gel habituel, base transparente, RAS, parce que taper une phrase complète entre deux clientes est irréaliste. Trois mois plus tard, cette ligne ne répond à aucune des questions qu’on vous pose, et vous ne pouvez pas non plus interroger l’ensemble de vos fiches pour savoir où une référence a été employée.
Ce qu’un champ de texte ne pourra jamais faire
Une donnée structurée se recherche, se croise et déclenche des alertes. Un texte libre se relit, une fiche à la fois. La conséquence pratique est simple: avec des notes, vous découvrez une série de décollements au sixième cas, en vous fiant à votre impression. Avec un catalogue de références et de lots, l’information remonte dès que trois clientes déclarent le même symptôme sur le même flacon, et vous arrêtez la gamme avant que la quatrième ne vous écrive.
Même chose pour les règles de retouche. Écrire dans une note garantie sept jours ne les applique pas: c’est vous qui devez y penser, devant une cliente contrariée, un samedi matin. Une règle qui s’affiche automatiquement avant validation, selon le délai écoulé et le type de prestation, puis qui part dans le message d’entretien avec sa date limite, produit un effet que le meilleur champ de commentaire ne produira pas.
Comment les faire cohabiter sans double saisie
Gardez votre agenda tel quel: vos clientes le connaissent, vos rappels fonctionnent, votre encaissement est en place. Onglivia n’est pas un carnet de réservation et ne cherche pas à le devenir. La fiche ongle s’ouvre au moment où vous vous installez à la table de pose, une fois la cliente arrivée, et le message de conseils d’entretien part après le rendez vous depuis la fiche, avec la règle de retouche applicable.
La double saisie que l’on redoute n’a pas lieu, parce que les deux outils ne stockent pas la même chose. L’agenda garde le créneau, le tarif et le rappel. La fiche garde le lot, le temps sous lampe, les photos et le protocole. Le seul recouvrement réel est le nom de la cliente et la date, saisis en deux touches puisque la visite précédente sert de modèle pour la suivante.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre pratique est simple et stable, une seule gamme, des poses courtes, peu de remplissages, et que votre logiciel de rendez vous vous permet d’écrire trois lignes après chaque cliente, cela peut suffire longtemps. C’est particulièrement vrai si vous ne faites presque jamais de reprise après une autre technicienne et que vous n’avez jamais eu de signalement de réaction. Ajouter un deuxième outil sans besoin réel est le meilleur moyen de ne tenir ni l’un ni l’autre.
Le verdict
Le module fiche cliente d’un agenda documente une relation commerciale, pas un acte technique. Il ignore le numéro de lot, le temps de catalysation et le cadrage des photos, et ses notes ne se croisent pas entre elles. Gardez votre logiciel de rendez vous, il fait bien son travail. Ajoutez une fiche ongle si votre difficulté porte sur les produits, les reprises et les contestations.
Questions frequentes
- Onglivia remplace t il mon logiciel de rendez vous ?
- Non, et c’est volontaire. Onglivia est un dossier technique, pas un carnet de réservation. Vous gardez l’agenda que vos clientes connaissent déjà, avec ses rappels et son encaissement. La fiche ongle se crée en deux touches au moment où vous vous installez à la table de pose, et le message de conseils d’entretien part après le rendez vous depuis Onglivia.
- Vais je saisir mes clientes deux fois ?
- Une seule fois, à la première visite: nom, coordonnées et consentements. Ensuite, chaque nouvelle fiche reprend la précédente comme modèle et vous confirmez ce qui n’a pas changé. Le volume de saisie porte sur les produits et les lots, c’est à dire précisément ce que votre agenda ne stocke pas, donc il n’y a rien à recopier d’un outil à l’autre.
- Puis je m’en servir si je travaille sans logiciel du tout ?
- Oui, beaucoup de techniciennes à domicile fonctionnent avec un agenda papier ou une application de calendrier et rien d’autre. Onglivia s’occupe alors de la partie technique et du message d’entretien après le rendez vous, sans toucher à votre façon de prendre les rendez vous. Vous n’êtes obligée d’adopter ni un carnet de réservation ni un logiciel de caisse pour l’utiliser.
Onglivia ou la fiche cliente de votre logiciel de rendez vous
Le module fiche cliente d’un agenda documente une relation commerciale, pas un acte technique. Il ignore le numéro de lot, le temps de catalysation et le cadrage des photos, et ses notes ne se croisent pas entre elles. Gardez votre logiciel de rendez vous, il fait bien son travail. Ajoutez une fiche ongle si votre difficulté porte sur les produits, les reprises et les contestations.